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En termes de gestion des congés au sein d’une entreprise, il est important d’avoir une vue d’ensemble de l’effectif du personnel. Avec le planning digitalisé de la gestion des congés, le responsable des ressources humaines a ainsi, une idée claire et précise, du taux de présence ou d’absence de ses collaborateurs… La digitalisation de la gestion des congés permet donc cette planification indispensable lorsqu’il s’agit de prendre, par exemple, des décisions en interne.
Un autre avantage de la digitalisation de la gestion des congés est qu’il permet aussi de bénéficier d’un mécanisme de validation intégré rapide. En effet, dès qu’un collaborateur demande un congé, un e-mail est aussitôt envoyé à son manager qui, en consultant le planning du groupe et le solde de celui-ci, peut judicieusement décider de lui accorder ou refuser cette absence. Avec un outil de gestion des congés, aussi bien le gestionnaire des ressources humaines que le manager disposent ainsi des mêmes informations. Ceci étant, voici d’autres avantages majeurs liés à cette digitalisation de la gestion des congés.
- Gain de temps considérable
Par ailleurs, le temps est une donnée maîtresse dans la compétitivité entre entreprises. En simplifiant le processus de demande de congés et d’absences, la digitalisation de la gestion des congés vous fait également gagner un temps précieux. Par ricochet, celle-ci accroît la productivité des responsables des ressources humaines et par extension, la performance de l’entreprise. Ces gestionnaires peuvent ainsi consacrer plus de temps et d’efforts à d’autres tâches comme la gestion de la qualité et le recrutement. Ils feront preuve de plus de performance, de disponibilité et de rigueur dans l’accomplissement de leurs activités. Aussi, une fois l’outil automatique mis en place, l’information circule mieux et tout le monde y voit facilement plus clair.
- Autonomie des utilisateurs
Assez souvent, le département des ressources humaines croule sous les sollicitations multiples et multiformes provenant de divers collaborateurs. Certains veulent connaître leur solde, d’autres souhaitent savoir s’ils peuvent poser un congé à une certaine date. Avec un logiciel gérant les congés, chaque membre de l’équipe n’a tout simplement qu’à se connecter pour obtenir les informations recherchées via une page de synthèse, sans avoir à harceler la direction des ressources humaines.
- Interaction avec le service de comptabilité
Grâce à un outil adapté, le fait que l’ensemble du processus de planification des congés soit informatisé facilite grandement la tâche aux différents utilisateurs. Une fois que la pose de congés est entrée dans le logiciel et qu’elle est validée par le responsable des ressources humaines, il n’y a plus rien à faire. Toutes les informations sont aussitôt importées de façon automatique par les responsables des salaires dans leurs divers outils d’édition de bulletins de salaire (Cegid, Sage, Ciel, etc.).
- Une meilleure visibilité en termes de RSE
Aujourd’hui, les entreprises sont de plus en plus pointées du doigt en ce qui concerne la prise en compte des préoccupations environnementales, économiques et sociales dans leurs différentes activités de gestion. Utiliser un logiciel en ligne est donc primordial pour travailler en harmonie avec l’écologie. De ce fait, en dématérialisant également le processus de gestion des congés, vous témoignez de votre volonté profonde de contribuer à la préservation de l’écosystème. Vous vous positionnez ainsi sur un certain nombre de valeurs comme, par exemple, la réduction de l’utilisation du papier. Vous communiquez ainsi une meilleure image de votre entreprise et vous attirez également de nouveaux employés. Vous réalisez, par la même occasion, une économie conséquente selon la taille de votre entreprise.
Jean-Paul DEMOUSS
Adapté de www.lebusinessjournal.com
