Réunions d’entreprise: 5 conseils pour réussir un briefing d’équipes

Outil propice pour se rapprocher de ses collaborateurs, le briefing ou encore réunion d’information est une pratique de management qui permet de communiquer très rapidement des informations tout en impliquant davantage ses équipes. Cette pratique de management assure ainsi une meilleure réactivité de celles-ci favorisant, par la même occasion, une augmentation du niveau de performance de l’entreprise.

En tant que manager, sachez qu’il n’y a rien de pire qu’un briefing dépourvu de contenu ou qui ne fait pas cas d’informations pertinentes. Choisissez donc les bonnes informations à communiquer pour ce moment très important et essayez de mettre en place un réel circuit d’informations. Vous pouvez aussi anticiper les questions, regrouper les données que vous jugez utiles c’est-à-dire tout ce qui pourrait contribuer à l’efficacité de votre briefing. Ce qui donnera plus de poids à votre image de manager professionnel. Par ailleurs, sachez que votre briefing doit être synthétique, très précis et surtout opérationnel. Dans le cas d’espèce, apportez juste à votre équipe, les informations pouvant ainsi l’amener à faire les meilleures recommandations.

• Le briefing, un rituel

Faire un bon briefing nécessite d’observer une constance sur plusieurs points. Si vous décidez de le faire de façon hebdomadaire, il doit en être toujours ainsi. Vous ne pouvez donc pas décider de le faire une fois cette semaine puis deux fois l’autre semaine ou tous les jours. Il faut en outre noter que la plupart des managers préfèrent le faire quotidiennement pour un suivi encore plus rigoureux. A ce niveau, c’est donc à vous d’en déterminer la fréquence en fonction des différents enjeux, du contexte et de votre équipe. Aussi, le briefing doit toujours se dérouler à la même heure et au même endroit. Chaque collaborateur pourra, dans ce cas de figure, aménager son emploi du temps et se sentir à l’aise dans un environnement familier. Par ailleurs, il est également préférable que le briefing se déroule en dehors de la salle de réunion. Ceci dans l’optique de renforcer son caractère pratique et informel. Un espace retiré mais proche des postes de travail, est parfaitement adapté.

• Structurer le briefing de façon cohérente

Comme dans toute communication efficace, le briefing doit répondre à une structure bien définie. Vous pouvez, par exemple, le construire en trois parties : une introduction, un corps principal et une conclusion. En introduction, présentez en deux ou trois phrases le but de la rencontre, les sujets qui seront abordés, les objectifs et ce que vous attendez de chacun de vos collaborateurs. Dans le corps principal, vous pouvez parler du travail accompli et de celui à venir, des processus internes (conditions de travail, formations, etc.) et externes (les clients, les fournisseurs, les relations avec les partenaires, la concurrence, etc.). En conclusion, faites un petit résumé de ce dont vous avez parlé et faites au besoin des recommandations pour la suite des activités.

• Le briefing doit être court

La durée idéale pour un briefing est de 15 minutes au maximum, d’où la nécessité une fois encore d’aller à l’essentiel dans votre exposé. Avant même de commencer la séance, précisez sa durée ainsi que le nombre de minutes réservées à chaque partie. Assurez-vous, si possible à l’aide d’un chronomètre, que les différents temps alloués sont respectés afin de ne pas excéder la durée totale du briefing et de tomber dans des discussions qui s’éternisent. Dans tous les cas, faites en sorte que la séance ne dépasse pas les 30 minutes au quel cas celle-ci deviendrait une réunion classique.

• Garder une trace écrite du briefing

Très important de le faire car cette trace permet de retrouver aisément des informations précieuses qui vous serviront lors des prochains briefings (l’objet de la communication, les questions posées, les remarques faites, etc.). Vous pouvez, par ailleurs, désigner une personne qui se chargera de prendre des notes et de les distribuer par la suite à chaque participant ou de les conserver dans un endroit accessible à tous. Ceci permettra également aux absents de prendre connaissance de ce qui a été dit. Vous devez en outre relire régulièrement ces notes pour assurer le suivi des actions au sein de votre entreprise.

• Être ouvert et à l’écoute

Ne monopolisez pas la parole au cours de vos séances. Invitez les membres de votre équipe à s’exprimer pour avoir des feedbacks et lever les éventuelles zones d’ombre. Veillez tout de même à ne pas laisser place à un débat interminable contraire à la finalité du briefing. Faites preuve d’une réelle volonté d’écoute pour montrer à votre équipe que son avis compte et assurez-vous que tout le monde comprend bien tout ce qui est dit en employant un vocabulaire simple. À la fin du briefing, exprimez des mots d’encouragement afin de booster la motivation de vos collaborateurs.

Jean-Paul DEMOUSS

Adapté de www.lebusinessjournal.com