Comptabilité : 5 méthodes pour recouvrer une facture impayée

Les factures impayées sont l’une des plus grosses difficultés auxquelles sont confrontées les Petites et moyennes entreprises (Pme). Cependant, pour ces Pme, il existe des méthodes qui peuvent leur permettre de récupérer leur argent tout en fidélisant davantage leur clientèle. Mais avant tout, il convient de se référer au contrat établi avec le client.

Le contrat est très important surtout dans le cadre d’une prestation qui sera payée ultérieurement. C’est en vertu de son existence que vous pourrez réclamer le paiement de ce qui vous est dû. Il est donc important pour ne pas dire primordial d’établir un tel document afin de pouvoir prétendre à d’éventuels remboursements. Le contrat devra, d’emblée, spécifier les prestations que vous vous engagez à fournir avec le paiement qui sera effectué en contrepartie. Les conditions de paiement devront être spécifiées ainsi que les éventuels pénalités et intérêts en cas de retard. Ceci dit, voici les cinq méthodes à mettre en œuvre dans le processus de recouvrement d’une facture impayée.

• Débutez tôt

Plus tôt vous commencerez le recouvrement de vos impayés, plus vous aurez de chances de rentrer dans vos fonds. A ce niveau, il a été constaté que les chances de recouvrement des impayés diminuent significativement au fur et à mesure que le temps passe. Ces chances de 100% à 81% dans les deux premiers mois, se retrouvent à 51% au bout de six mois et ainsi de suite. L’idéal serait donc de commencer à envoyer des lettres de relance quelques jours seulement après la fin de l’échéance prévu pour le paiement. Aussi, en tant que manager, n’oubliez pas que vos clients sont vos poules aux œufs d’or. Alors, allez-y doucement. N’hésitez donc pas, dans ce cas de figure, à privilégier le règlement à l’amiable. Pour ce faire, discutez avec le client.

• Communiquez avec votre client

Il vous faut certes recouvrer vos fonds mais la préservation de vos clients est également une préoccupation majeure. En cas de retard dans le paiement, prenez contact avec votre client pour savoir ce qui ne va pas, ce qui l’empêche d’honorer ses engagements. Ces appels qui devront être émis après l’envoi des lettres de relance devront être faits dans une logique de fermeté. Et ce, tout en rappelant à votre client que vous êtes de son côté et que, vous payer, va dans l’intérêt de tout le monde. Montrez-lui que vous avez tout intérêt et envie de le garder et que cette démarche est aussi difficile pour vous que pour lui. Vous devez aussi être ferme sans être distant, engager un dialogue avec lui dans le but de rentrer en possession de vos fonds. Le but de cette communication est de vous assurer d’être sur la liste des priorités de votre client en ce qui concerne les paiements.

• Optez pour un face à face

A ce niveau, il vous faudra privilégier les contacts directs avec vos clients qui ont des retards dans leur paiement. Si vous ne pouvez pas le faire en personne pour diverses raisons, vous pouvez engager des personnes. De toutes les façons, sachez que vous avez plus de chance d’obtenir un engagement sérieux pouvant aboutir au recouvrement de votre facture si vous entrez en contact direct avec votre client. Aussi, sachez que les preuves des démarches que vous avez effectuées pour entrer en possession de vos fonds sont aussi importantes que l’existence d’un contrat. En prévision donc de l’éventualité où vous devrez avoir recours à des voies juridiques, il vous faut, dans ce cas de figure, garder une trace des lettres de relance que vous avez envoyées avec accusé de réception. Vous devez également enregistrer et conserver les communications téléphoniques et même les entrevues effectuées avec votre client.

• Fournissez un effort continu

Il n’y a rien de pire pour le recouvrement des factures impayées qu’un processus entrecoupé de pauses. Une fois que vous avez entamé le processus de recouvrement, vous ne devriez pas l’arrêter tant que vous n’êtes pas entré dans vos fonds. Les dates limites que vous aurez fixées à votre débiteur devront être respectées scrupuleusement. D’elles dépendent non seulement la solidité de votre dossier en cas de recours à des voies juridiques, mais également de votre prise au sérieux par votre débiteur. Par ailleurs, si un règlement à l’amiable est la meilleure option pour tout le monde, il peut également s’avérer que ce type de démarche ne soit pas toujours efficace. Parfois, un simple avertissement du recours à des voies juridiques suffit à décider votre client à vous payer. Expliquez lui explicitement que si vous y êtes forcé, vous ferez recours à un avocat et que dans ce cas, non seulement il devra vous payer ce qu’il vous doit, mais il devra également honorer les frais de l’avocat qui sera sollicité. Donnez-lui une date limite réaliste à l’issue de laquelle, vous ferez recours à cet avocat.

• Confiez le recouvrement à un professionnel

Si votre avertissement de recourir à des voies juridiques ne décide pas votre créancier, vous devrez maintenant confier le recouvrement à un professionnel. Ceci doit être fait à l’échéance mentionné dans l’avertissement et après cela, vous ne communiquerez avec votre client que par l’entremise de celui-ci. Gardez bien à l’esprit qu’une fois que vous aurez fait appel à lui, aucun arrangement ne pourra être possible entre vous et le client sans lui. L’aspect positif est qu’il mettra tout en œuvre pour récupérer vos fonds mais étant donné que les chances de garder votre client après sont très faibles, il est conseillé de le faire en ultime recours.

Cédric Koivogui

Adapté de www.lebusinessjournal.com