Relations publiques: 6 règles d’or pour organiser un brillant événement marketing

Conférence de presse, promotion, web-conférence, meet-up… Les événements pour faire connaître vos produits et/ou services peuvent revêtir diverses formes. Dans la théorie, organiser de telles rencontres peut sembler facile mais, si certaines étapes ne sont pas respectées,  ces événements peuvent prendre une tournure hautement préjudiciable à l’entreprise en question. C’est pourquoi, en tant que manager, vous devez avant toute chose, définir de manière précise l’évènement que vous souhaiter organiser.

Cette première règle exige ainsi de définir précisément la forme que prendra l’événement (marketing de rue, journées portes ouvertes, pop-up store, etc.). Il est primordial de passer par ces définitions parce que les contraintes seront différentes en fonction du format que vous choisirez. Pour vous aider, commencez par lister les points essentiels de votre événement comme le public que vous ciblez, le quota de personnes que vous attendez, le budget alloué, les dates… Une fois cette étape effectuée, vous saurez exactement les formes qui collent mieux aux critères énumérés. Au-delà de cette définition de l’évènement, il existe d’autres règles d’or à suivre pour réussir avec brio tous vos évènements marketing.

• Réaliser une « to do » liste

Ce document est indispensable pour l’organisation d’un événement marketing en ce sens qu’il représente la charpente de son succès. Avec ce document, vous pourrez vérifier, à chaque étape de la préparation, que vous n’avez rien oublié, même pendant le déroulement de l’événement. La location de salle, l’animation, la restauration, la logistique, les déplacements, la couverture médiatique sont entre autres autant de points que vous devez prévoir pour une réussite assurée. Aussi, ne perdez pas de vue qu’il y a des formats qui ajoutent d’autres contraintes que vous devez absolument cerner en amont. Ainsi, si votre événement marketing prend la forme d’une conférence, il faudra prendre la parole en public et donc prévoir des micros, ce qui n’est pas forcément indispensable dans le cadre d’un marketing de rue par exemple.

• Entrer en contact avec plusieurs prestataires

Lorsque l’on a l’habitude de traiter avec un prestataire que l’on connaît bien, on est très souvent tenté de ne contacter personne d’autre et de se limiter à un devis unique. Ce n’est pas négatif en soi mais cela peut parfois être une erreur en fonction du type d’événement à organiser. Il est donc recommandé de contacter plusieurs prestataires, en leur précisant clairement votre budget, le style d’animation que vous désirez, etc. L’intérêt de cette démarche étant surtout de comparer ces prestataires selon les prix proposés et la qualité du service qui sera fournie. Prenez le temps de discuter en profondeur avec eux car ils pourraient vous divulguer de précieuses informations. Assurez-vous en outre de disposer d’un temps suffisant pour bien tout comparer.

• Informer en amont les personnes utiles

Le plus souvent, un événement marketing à succès s’ouvre avec la présence de personnes clés comme les grands partenaires, les potentiels partenaires, les figures dans votre domaine d’activités et les journalistes. Prenez soin de leur faire parvenir des invitations au minimum trois semaines avant, afin de s’assurer de leurs présences le jour de l’événement. N’hésitez surtout pas à lancer des rappels du style « J-7, J-5, J-1 » pour demeurer à l’esprit des probables participants.

• Faire un test des équipements

Imaginez un instant que vous ayez suivi toutes les étapes précédentes et que le jour venu, au moment de prendre la parole, vous vous rendez compte que le micro ne fonctionne pas, les haut-parleurs grésillent, que la musique est entrecoupée comme un disque rayé ou que le matériel n’est pas sur place. Ce sera certainement la catastrophe. C’est pour cette raison que vous devez absolument tester la logistique l’avant-veille et la veille de l’événement marketing. Assurez-vous déjà que le matériel est bel et bien présent et qu’il fonctionne parfaitement. Vérifiez également certains détails comme la présence de prises, de rallonges au besoin, etc.

• Faire un débriefing à chaud post-événement

Ça y est, l’événement s’est bien déroulé avec un niveau minimum satisfaisant. Mais, tout ne s’arrête pas là ! Il faut penser aux événements marketing à venir et faire en sorte qu’ils soient meilleurs. Pour ce faire, il importe de faire le point avec vos équipes et vos prestataires à la fin de l’événement. Ceci dans l’optique de recenser les points positifs et ceux sur lesquels il faudra travailler.

Prenez aussi en compte le ressenti de chacun concernant les diverses prestations offertes. Pour simplifier la réalisation de cette étape, vous pouvez vous servir d’outils en ligne comme Google Forms. Sachez qu’autant il est essentiel de recueillir l’avis des collaborateurs, autant il est de la plus grande nécessité d’avoir celui des participants, les principales cibles.

• Evaluer la portée de l’événement

Toujours dans l’optique de préparer de meilleurs événements marketing, vous pouvez procéder à une analyse de l’impact de celui que vous venez d’organiser, en termes de retombées et de présence. Pour bien faire cette évaluation, n’oubliez pas la communication après événement sur les réseaux sociaux, les remerciements à adresser, etc. Ce sont là des éléments qui devront nécessairement être prévus en aval pour une rapide et judicieuse administration.

Jean-Paul DEMOUSS

 Adapté de www.lebusinessjournal.com