Management: 4 conseils pour réussir une communication interne en entreprise

Une bonne communication interne est essentielle pour une entreprise.  Si elle est bien ficelée, cette communication permettra d’améliorer l’efficacité des employés de l’entreprise, de bien gérer les changements au sein de l’entité et d’augmenter notablement les ventes.  Mais pour arriver à élaborer une stratégie de communication interne efficace, le manager doit d’abord être une source d’inspiration aussi bien pour l’entreprise que pour ses équipes.

En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes donc la figure centrale de l’entreprise en question. De ce fait, vous devez pleinement vous investir dans cette stratégie de communication interne. Étant donné que toutes les directives viennent quasiment de vous, vous devez pouvoir régulièrement vous y impliquer. A ce niveau, vous devez donc être une réelle source d’inspiration pour les collaborateurs. Et ce, dans l’optique de susciter chez eux l’envie de s’y investir davantage. Dans le plan de communication interne, il est bon de prévoir des rencontres (fêtes à l’endroit du personnel,  talk-show », etc.). Ces rencontres vous donneront l’occasion de démontrer à vos équipes votre leadership.

Par ailleurs, avec les canaux de communication qui se sont davantage multipliés, le service chargé de la communication interne doit pouvoir collaborer avec vous afin de pouvoir diffuser aux différentes équipes des messages simples et facilement compréhensibles de tous. Attention cependant à ne pas tomber dans le « simpliste ». Le service de communication doit faire l’effort de faire ressortir l’essentiel dans chaque message destiné aux équipes. Au-delà de l’essentiel du message, il doit aussi en faire ressortir les raisons principales justifiant la décision ayant été prise. Pourquoi cette décision a-t-elle été prise ? Pourquoi a-t-il été décidé de ce changement ? Pourquoi ce projet a-t-il été mis sur pied ? Etc. Après quoi, voici d’autres conseils à prendre en compte en vue de réaliser une excellente stratégie de communication interne.

1. Faire preuve de transparence

Il est tout aussi bon de communiquer avec les collaborateurs des différents changements et décisions qui seront prises ou encore des projets qui seront mis sur pied, mais il est encore mieux d’informer régulièrement ceux-ci du niveau d’évolution de tout ce qui a été entrepris. Parfois, il arrive que des projets soient finalement abandonnés ou que certaines décisions prises soient remises en doute. Dans ce cas de figure, il est indispensable d’expliquer de façon transparente aux employés les raisons qui motivent ces changements afin que ceux-ci n’aient pas le sentiment de ne pas vraiment compter. Un autre point qui favorise énormément la transparence est de communiquer régulièrement le même message à l’ensemble des équipes. C’est pourquoi, il ne faut pas hésiter à incorporer dans sa stratégie de communication interne, un périodique d’entreprise.

2- Publier périodiquement un bulletin d’entreprise

Le bulletin d’entreprise est un bon moyen pour renseigner les collaborateurs et de les tenir informés de toutes les dernières nouvelles liées à l’entreprise. Dans ce périodique, pensez à y inclure de petites histoires à propos de vos salariés (de leur évolution dans la société), des témoignages fournis par vos clients, les détails de vos événements et l’essentiel de vos stratégies. N’hésitez surtout pas à faire participer vos employés à la rédaction de ce bulletin. Faites de sorte que la rédaction de ce bulletin ne soit pas seulement l’apanage des seuls cadres de la société. Le bulletin ne doit absolument pas paraître comme un outil utilisé par la direction pour faire de la propagande. De façon générale, son contenu doit traduire la volonté démocratique de l’ensemble du personnel. Dans cette stratégie de communication interne, n’oubliez pas en outre de faciliter au mieux la circulation de l’information au sein de vos différents services.

 3-  Créer un intranet

Pour faciliter la circulation des informations au sein de l’entreprise, il n’y a rien de mieux que de créer un intranet.  Régulièrement mis à jour, cet intranet offre la possibilité d’échange d’importantes informations. Si l’entreprise compte un effectif de 30 employés au moins ou dispose d’effectifs géographiquement dispersés, cet outil convient parfaitement.  En tant que dirigeant d’entreprise, posséder un intranet vous permettra de fournir des informations concernant les modifications subies par les processus utilisés par les collaborateurs. Gardez à l’esprit qu’un intranet est avant tout un outil passif. Pour que les employés puissent convenablement l’utiliser, il faudrait donc qu’ils y aient librement accès. Pour les entreprises ne pouvant pas s’en offrir, celles-ci peuvent également recourir à des applications comme Google Drive ou le Cloud qui comprennent bon nombre d’outils pouvant servir d’intranet. La stratégie de communication interne doit en outre prendre en compte les avis et opinions des collaborateurs et/ ou des équipes.

4- Permettre aux collaborateurs de s’exprimer

Avec un environnement sain, une organisation est une structure qui donne la possibilité à chacun de s’exprimer librement. Les messages doivent ainsi être communiqués dans les deux sens et ne pas uniquement venir de la direction à chaque fois. Dans ce cas de figure, cela risque de créer un certain déséquilibre entre la direction et les équipes. La communication doit ainsi potentiellement pouvoir venir de chaque collaborateur. A ce sujet, il existe des outils comme Yammer qui sont des réseaux sociaux dédiés aux entreprises. Ces outils sont adaptés pour donner une voix à chacun. Au sein de l’entreprise, un autre moyen de laisser la parole à vos employés est d’installer des boîtes à suggestions. Grâce à ces boîtes, vos employés pourront partager leurs préoccupations et aborder anonymement des questions importantes. Même si vous êtes une petite structure, une boîte à suggestions est une garantie de confidentialité qui rassure le plus souvent en milieu de travail.

Jean-Paul DEMOUSS

Adapté de www.lebusinessjournal.com