Plan de continuité d’activités : 4 étapes à prendre en compte pour son élaboration

Un plan de continuité d’activité (PCA) permet de poursuivre le fonctionnement normal d’une organisation en cas de sinistre ou de catastrophe. En tant que manager, si vous voulez le concevoir, vous devez d’abord définir le contexte de réalisation de ce plan tout en faisant ressortir les principaux objectifs.

Pour procéder à la définition du contexte de l’organisation et des objectifs du plan, vous devrez prendre en compte la situation politico-économique, le mode de gestion et la culture de l’organisation. En ce qui concerne les objectifs du PCA, sachez qu’ils sont déterminés à partir des activités réalisées par votre entreprise. En misant donc sur la répartition géographique de ses objectifs, vous pourrez ainsi, avoir une idée précise sur la manière dont vous allez les exploiter dans votre PCA. Voici des étapes à élucider dans l’élaboration du PCA de votre entreprise.

• Identification des besoins de continuité

Pour chaque activité indispensable, cette étape vous permettra de déterminer le niveau de service minimum requis ainsi que la durée d’absence qui peut être tolérée pour pouvoir parler de continuité. Vous devez également prévoir les ressources dont vous aurez besoin pour mettre en place ce service minimum tout en tenant aussi compte, des conséquences possibles de l’interruption de l’activité en question. Après quoi, vous allez procéder à l’identification des risques en vue de faire une prévision de leur gestion. Cette étape vous permettra de déterminer le risque de survenance des catastrophes pouvant nécessiter la mise en exécution du PCA, leurs impacts sur l’organisation ainsi que les actions à mener pour les surmonter. A ce niveau, il est nécessaire d’associer les personnes compétentes afin d’être sûr de décider des processus de gestion en toute rationalité. Concrètement, il s’agira d’identifier les différents risques auxquels est soumise l’entreprise, de les analyser et d’évaluer les conséquences en vue de les endiguer. Ceci favorisera ainsi la prévision des actions visant à protéger l’entreprise de toutes formes de sinistres ou de catastrophes.

• Choix des scénarios à prendre en compte

Un PCA ne pourra pas prendre en compte tous les scénarios de risques possibles. Il vous faudra donc décider des scénarios à prendre en compte suivant leur dangerosité. Les risques résiduels c’est-à-dire ceux non pris en compte, devront par la suite être regroupés en un seul scénario avec leurs mesures de prévention ou de protection prévues. La formalisation des moyens et procédures qui suivront vous permettra de prendre vos dispositions de manière à préserver les ressources nécessaires à la reprise des activités, même à une échelle réduite, après la survenance des risques. Dans la plupart des cas, la préservation de telles ressources implique l’utilisation d’autres ressources. Il s’agira donc, pour vous, de déterminer le niveau maximal de perte de ressources acceptables pour pouvoir assurer la continuité de vos activités. Pour cela, il vous faudra déterminer ou créer des ressources redondantes qui pourront subsister même en cas de perte, prévoir les possibilités de recours à des ressources externes, sauvegarder vos ressources qui peuvent l’être (telles que les informations) et mettre en place une organisation et des procédures visant à faire fonctionner votre entreprise après la survenance des risques.

• Définition de la stratégie de continuité

Le plan de continuité a naturellement un coût. Ce coût doit être calculé et le point d’optimisation du plan déterminé. Une fois ces calculs et estimations faits, les dirigeants pourront déterminer, en toute connaissance de cause, dans quelle mesure le PCA vaut la peine d’être adopté. Généralement, dans les PCA, la gestion des crises est confiée à une équipe et les procédures de gestion sont bien définies. La première étape de la procédure de gestion est une veille qui permet de déterminer les signes annonciateurs d’une crise et de préparer les différents responsables concernés. Il faut ensuite alerter les responsables du plan de continuité ainsi que l’équipe de gestion de crise. Cette équipe se chargera d’aider les dirigeants à prendre les décisions relatives à la gestion de la crise en leur recommandant les plans d’actions les plus optimaux.

• Rédaction du plan de continuité

Une fois toutes ces démarches accomplies, vous pouvez passer à la rédaction proprement dite du plan de continuité. Cette rédaction devra comporter la démarche logique utilisée, la stratégie choisie ainsi que tous les éléments nécessaires à la mise en œuvre de cette stratégie. Les responsables à différents niveaux doivent également être désignés. Il s’agit entre autres des responsables du PCA qui devront le moment venu prendre les décisions, les membres de l’équipe de gestion de crise ainsi que les personnes devant participer à la mise en œuvre proprement dite du plan de continuité. Une fois le plan défini et rédigé, vous devez veiller à sa capacité à être mis en œuvre. Cette action passe principalement par la vérification de la disponibilité des différentes ressources nécessaires à sa mise en œuvre.

Cédric Koivogui

Adapté de www.lebusinessjournal.com