Séminaire d’entreprises: 4 étapes à ne pas omettre dans l’organisation

Peu importe le type, un séminaire restera toujours un événement très positif pour une entreprise. S’apparentant bien souvent à une réunion de travail, le séminaire peut aussi se tenir en dehors de l’entreprise sur une certaine période. Cet évènement à caractère professionnel peut également être meublé par des activités ludiques.

Après avoir précédemment donné quelques raisons d’en organiser au sein de votre entreprise, voici quelques étapes à prendre maintenant en compte pour assurer la réussite de cette activité.

• Elaborer le budget

Comme tout événement, organiser un séminaire nécessite des fonds qu’il convient de déterminer en tenant compte de plusieurs critères…Et ce, à partir de l’objectif du séminaire et de sa thématique. De façon générale, un tiers du budget est réservé à la location de salle, un tiers pour les personnes qui s’occuperont des installations techniques et le dernier tiers pour les autres dépenses.

• Identifier le lieu du séminaire

Le lieu doit pouvoir accueillir l’ensemble des équipes tout en correspondant, par la même occasion, au type de séminaire d’entreprise que vous souhaitez organiser. Ce lieu doit en outre être suffisamment attractif et offrir un cadre adapté au travail. D’emblée, n’hésitez pas à prendre conseil auprès de vos collaborateurs et à faire, par la suite, une comparaison avec les offres proposées par les sociétés d’événementiel. Prenez la peine de vous rendre sur le lieu pour éviter des surprises désagréables et surtout, n’hésitez pas à prendre des renseignements sur les activités qui peuvent être organisées aux alentours de cet endroit.

• Bien établir le programme du séminaire

A part le choix de la /des date(s) propice(s) au séminaire (tenir compte de la période de l’année et de la saison), il est important de dresser un programme pensé dans les moindres détails. Les horaires, les communications et les activités doivent être bien programmés. Le rôle de chaque intervenant doit également être bien défini.

• Informer les participants

Assurez-vous que toutes les personnes visées puissent prendre part à votre séminaire en commençant par dresser une liste des participants. Envoyez-leur ensuite un e-mail d’invitation avec le programme du séminaire. Ne manquez pas de leur envoyer aussi un rappel de la tenue du séminaire et de leur communiquer les changements éventuels au besoin.

Cédric Koivogui

Adapté de www.lebusinessjournal.com