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Séminaire en ligne: 3 pièges à éviter pour réussir un webinar d’entreprise

Devenu très tendance, le séminaire en ligne encore appelé ‘’webinar’’  a été adopté par la quasi-totalité des entreprises souhaitant implémenter les principes du travail collaboratif à distance. La simplicité de cette forme de communication concourt énormément à son succès et justifie le fait que tous, veulent l’utiliser pour dispenser une formation, effectuer un recrutement, tenir une réunion ou une conférence, etc.

L’initiative individuelle est à proscrire en ce qui concerne l’organisation d’un webinar d’entreprise. (Photo : DR)

C’est certainement pour l’une de ces raisons non exhaustives qu’en tant que manager, vous souhaitez aussi essayer le webinar d’entreprise. Cependant, sachez que pour le réussir avec brio, il faut également éviter un certain nombre de pièges…En priorité, voici trois des pièges les plus courants à prendre en compte pour le succès de vos webinars.

  • Ne pas tester les fonctionnalités de votre solution de webinar

Aucun chef d’entreprise n’a envie de se retrouver avec du matériel qui dysfonctionne alors même qu’il prépare un webinar avec des partenaires importants. En tant que manager, sachez  que la réputation de votre entreprise risque de prendre un sacré coup. Pour éviter cette situation, il suffit de tester préalablement les fonctionnalités de votre solution de webinar avant de démarrer la séance. Ce test vous permettra de savoir l’étendue du système de partage d’écran (son et contenu). Généralement, l’accès aux contenus partagés peut se faire sur la base d’un format audio et vidéo seulement. N’hésitez donc pas à tester également la qualité du son et de l’image avant le début du séminaire en ligne. Par ailleurs, certaines solutions intègrent aussi la messagerie instantanée.  Ce qui permet à vos participants d’envoyer des messages pendant que vous communiquez avec eux. Généralement, il s’agit de questions sur votre intervention, grâce auxquelles les échanges sont dynamiques. S’il s’agit plutôt d’une conférence par voix, il faut encore vous assurer que votre micro fonctionne et que tous les participants sont entendus. Effectuez des tests plusieurs jours à l’avance et quelques heures avant le début de la conférence en ligne pour ne pas vous retrouver avec du matériel défaillant.

  • Ne pas faire de répétition

Dans un webinar, comme dans toute autre conférence, la gestion du temps est un paramètre important. Que la conférence réunisse 25 ou 250 participants, la contrainte de la gestion du temps est la même. Entre la présentation en elle-même et les réponses aux questions, le temps peut très vite passer. La meilleure façon de maîtriser parfaitement votre temps est de procéder à des répétitions avant de vous lancer. Les répétitions vous permettent aussi de ne pas vous laisser submerger par les contraintes techniques, surtout s’il s’agit de votre tout premier webinar. À première vue, cela peut paraître inutile, particulièrement pour les personnes qui ont l’habitude d’animer des conférences ou des réunions. Cependant, vous devez savoir que le webinar vous impose des contraintes supplémentaires qu’on ne retrouve pas dans une conférence ou une réunion en présentiel. D’abord, vos participants sont seuls devant leurs écrans. Leur attention peut rapidement être détournée par autre chose. Le manque d’interaction directe impacte considérablement le temps d’attention lors d’une réunion en ligne. Ensuite, vous êtes exposés à plus de contraintes techniques que lors d’une réunion classique étant donné que votre communication repose entièrement sur la qualité de votre matériel. Enfin, tenir une réunion ou une conférence hors délai ne renvoie pas une bonne image ni de vous ni de votre entreprise. Comme vous pouvez le constater, les enjeux sont grands et vous devez vous donner les moyens de les relever.

  • Ne pas se faire accompagner

Un webinar doit toujours s’organiser en équipe. Vous commettriez une grave erreur si vous pensez pouvoir tout gérer tout seul. Le risque avec cette prétention est de vous retrouver débordé par les contraintes techniques qu’impose une conférence en ligne. En effet, en tant qu’animateur, votre rôle est de vous entretenir avec les autres participants. Pour cela, il faut un maximum de concentration. Ce qui n’est pas possible si vous devez animer et gérer les questions en même temps. Dans une équipe de deux au moins, vous êtes celui qui anime et qui répond aux questions tandis que votre collaborateur s’occupe du chat en ligne et de la sélection des questions des participants. Par ailleurs, s’il est toujours préférable d’animer un webinar en équipe de deux au moins, c’est aussi pour mieux gérer les contraintes techniques. Il est toujours préférable d’avoir un technicien qui s’occupe de toute la dimension technique de la conférence en ligne. Il s’assure que tout marche bien et résout les problèmes techniques lorsqu’ils surviennent sans que vous ayez à vous en occuper. Pour finir, être en équipe de deux, au minimum, dynamise votre intervention et renvoie une image professionnelle de votre marque ou de votre entreprise. Cela dénote de votre sens de l’organisation et de votre professionnalisme auprès de vos participants. Il n’y a pas mieux pour faire passer votre message et vous mettre en valeur, surtout si le webinar est utilisé dans un contexte marketing (campagne de fidélisation de la clientèle, campagne de lead nurturing, campagne de génération de leads, démonstration de produits ou de service, etc.).

Jean-Paul DEMOUSS

Adapté de www.lebusinessjournal.com

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