Comptabilité: 3 conseils clés pour réduire les dépenses d’une entreprise

En période de crise, il peut arriver que le service comptable et/ou financier de certaines entreprises soit confronté à un véritable casse-tête surtout au niveau de la gestion des sommes dépensées en termes de factures et/ou de reçus par les collaborateurs. Sans contrôle pointu, ces dépenses peuvent très vite exploser et mettre l’entreprise dans de réelles difficultés. Pour éviter pareille situation, la comptabilité et/ou le service financier doit déjà établir une procédure concernant la gestion des dépenses de l’entreprise.

L’une des premières raisons pour lesquelles on observe quelques dérapages budgétaires concernant la gestion des dépenses de l’entreprise est un défaut, sinon une insuffisance d’encadrement de ces dépenses. Pour y remédier, il est impératif d’établir une procédure suffisamment claire pour encadrer chaque dépense. Ainsi, en fonction de la nature de la dépense de vos collaborateurs (repas, nuit d’hôtel, transports, etc.), vous devez absolument déterminer un plafond qu’il ne faudra pas dépasser. Il est également essentiel d’encadrer les différents moyens de transport que chaque employé peut utiliser pour les missions : faut-il recourir à l’avion ou au train ? Quelle est la distance maximale pour laquelle le collaborateur peut se servir de son véhicule personnel ? Vous devez mettre tous ces points noir sur blanc, pour éviter de faire face à des litiges dus à des dépenses excessives. Il est donc très important d’établir une telle procédure car l’administration fiscale est assez stricte concernant les factures et autres reçus lié(e)s aux dépenses de vos collaborateurs au sein de l’entreprise. De ce fait, votre procédure doit ainsi s’adapter aux prescriptions de la loi. Ceci étant dit, voici des conseils à suivre pour réduire les dépenses de votre entreprise.

• Exiger des factures et des reçus détaillés

Détailler les fiches de remboursement des frais engagés permet de mieux les contrôler ainsi que de prendre toutes les mesures idoines pour les réduire efficacement. Imposer une telle exigence permet, entre autres, d’éviter que les collaborateurs ne soient tentés de tricher sur leurs dépenses réelles. Si des cadeaux ont été faits ou des déjeuners d’affaires se sont tenus, exigez des collaborateurs que ceux-ci mentionnent les noms et prénoms de leurs invités, leurs coordonnées, la fonction qu’ils occupent de même que le but du rendez-vous. Pour chaque déplacement, demandez-leur une spécification des points de départ et d’arrivée. Effectuer ce suivi permettra de faire des statistiques pour chaque collaborateur, chaque client, chaque région ou encore chaque fournisseur et d’identifier les éventuels postes de réduction. Concernant l’utilisation des téléphones de l’entreprise, il est bien d’adresser tous les six mois au personnel, une note lui rappelant de détailler tous les relevés d’appels. C’est aussi un autre excellent moyen de limiter les dépenses. En outre, pour que vous ne vous retrouviez pas noyé sous une tonne de justificatifs, effectuez régulièrement, à date fixe, la collecte ainsi que le traitement des formulaires des dépenses de l’entreprise.

• Centraliser la gestion de tous les frais

Vous avez tout à gagner en confiant à un collaborateur le soin de faire les réservations d’hôtels et de restaurants, d’acheter les billets de transport et d’envoyer des cadeaux. Ce peut être une assistante ou encore un membre des services généraux. La centralisation de ce genre d’opérations permet à l’entreprise de procéder à une petite étude de marché, afin de choisir de bons prestataires avec qui négocier des coûts plus avantageux. Cela permet également de faire des choix en fonction de paramètres purement objectifs. Il faut dire que quand le collaborateur doit lui-même acheté son billet, il peut être tenté de choisir la compagnie auprès de laquelle il gagnera plus de ristournes pour son propre compte plutôt que celle qui propose le meilleur tarif pour l’entreprise. Faites toutefois en sorte que le chargé des déplacements et l’utilisateur soient en contact direct et entretiennent des dialogues constructifs. Pensez, par ailleurs, à établir un processus d’approbation des dépenses. De ce fait, chacun des déplacements de vos employés devra, avant même d’être pris en charge, obligatoirement être validé par le supérieur hiérarchique. Il faudra également qu’au retour du collaborateur, le manager valide à nouveau la facture ou le reçu qui sera, par la suite, traitée par le service de la comptabilité. Il existe bon nombre de logiciels qui permettent de gérer de manière automatique ces éléments ainsi que le processus de validation d’une façon rapide et simple.

• Limiter au maximum les déplacements

Tous les déplacements ne sont pas nécessaires. Certains d’entre eux peuvent être remplacés par des conférences téléphoniques ou des visioconférences. Il est donc important d’effectuer une sensibilisation auprès des employés afin qu’ils évaluent au mieux, en fonction des objectifs visés, si un voyage s’impose obligatoirement. Dans la même optique, vous pouvez utiliser des logiciels qui permettent de prendre connaissance de documents et de les modifier à distance. De façon générale, exploiter des logiciels de gestion de factures ou de reçus d’une entreprise permet de faire un gain considérable de temps et de gagner en efficacité.

 Jean-Paul DEMOUSS

Adapté de www.lebusinessjournal.com