Ressources humaines: 5 étapes pour élaborer efficacement un référentiel de compétences

Connaissez-vous véritablement les compétences indispensables à votre entreprise pour la développer ? Si vous avez quelque doute, il est temps pour vous de construire un référentiel de compétences. Ce référentiel de compétences vous permettra de choisir les personnes indiquées et de déterminer les aptitudes professionnelles indispensables à votre entreprise. Cependant, en tant que manager, il vous faut définir au préalable le but de ce référentiel de compétences.

Un référentiel de compétences est un outil de management utile au département des ressources humaines. Ce référentiel recense l’ensemble des compétences nécessaires pour occuper un poste ou encore exercer un métier. Celui-ci donne, en outre, une description de l’environnement des métiers de la société. Et ce, dans le but d’analyser les besoins en compétences indispensables à son fonctionnement optimal et en sa performance. Cet outil est utilisé dans le cadre d’un recrutement, d’une évaluation, du calcul d’une paie, d’une mobilité à l’interne, etc. La première étape est déjà d’en définir son objectif. Pour ce faire, il vous faudra répondre à une série de question : ‘’A quoi serviront les données recueillies ? Le document sera-t-il utilisé dans le cadre d’un projet de développement, d’une sélection, de la gestion de carrières ‘’? Il est important de répondre à ces questions avant de démarrer le projet. C’est ce qui vous permettra par la suite de définir le périmètre du document et de bien le structurer. Faire preuve de transparence dans la manière dont vous prévoyez vous servir de ce référentiel de compétences vous permettra de parfaire sa conception. Ceci étant dit, voici les étapes à suivre pour  réussir avec brio ce référentiel de compétences.

• Choisir l’unité à étudier

Ici, il est question de bien définir ce sur quoi vous comptez travailler. Ce peut être un métier, un poste, un service avec plusieurs fonctions ou l’entreprise en elle-même s’il s’agit d’une petite entité. Tout dépend, une fois encore, de la finalité de vos recherches. Prenez toutefois gare à ne pas faire preuve de trop d’ambition en choisissant un périmètre trop large au risque d’avoir beaucoup de mal à aller au bout de votre démarche.

• Mettre un groupe de travail sur pied

Pour être efficace et aller vite, il est recommandé de s’entourer d’une équipe qui sera chargée de définir les compétences. Ce groupe devra être composé de profils qui ont des connaissances avérées de l’unité qui sera étudiée. D’une façon générale, il se compose d’un représentant du service des ressources humaines (jouant le rôle d’animateur), de managers qualifiés, ainsi que de collaborateurs qui représentent les divers postes. Vous pouvez aussi bénéficier de la participation de certains collaborateurs occupant de hautes fonctions et qui viennent de différents horizons, en faisant des sondages en ligne, en organisant des interviews ou encore des focus groupes. Pensez à requérir l’approbation des cadres séniors pour votre démarche, car ceux-ci pourront vous servir de modèles et vous apporter leur soutien tout au long du processus.

• Établir des niveaux de maîtrise pour chaque compétence

Une bonne évaluation du degré de la maîtrise d’une compétence nécessite d’établir plusieurs niveaux d’appréciation. Prenons l’exemple d’une compétence en lien avec la gestion de projets avec une évaluation sur quatre niveaux. Le premier niveau peut consister à savoir gérer un petit projet ; le deuxième niveau à savoir gérer un projet auquel est affecté une équipe ; le troisième à être en mesure de conduire un projet d’envergure avec une équipe et un budget conséquent et le quatrième à pouvoir manager plusieurs projets à la fois. Vous pouvez apprécier chaque niveau en le notant comme insuffisant, suffisant, satisfaisant…En tenant compte des exigences de l’unité étudiée. Par ailleurs, le positionnement sur des paliers peut-il permettre également d’identifier un profil comme « junior » ou « senior ».

• Définir des compétences distinctes

Une superposition des compétences peut donner lieu à des confusions et compliquer les échanges. Pour une bonne évaluation des compétences par les collaborateurs, il est essentiel de fixer des compétences facilement détectables et mesurables. Privilégiez les descriptions concrètes ainsi que des comportements faciles à observer. Fixez un nombre maximal de huit compétences par poste, afin de les rendre accessibles et surtout applicables. Pensez, par ailleurs, à regrouper ces compétences par types en prenant soin d’indiquer, pour chacune d’elles, les exigences de chaque niveau et les niveaux qui sont attendus. Sachez qu’il est essentiel que votre référentiel de compétences corresponde à votre marque et à vos valeurs pour que le message transmis à vos collaborateurs soit cohérent.

• Empêcher toute forme de discrimination

Assurez-vous que votre référentiel reflète aussi bien l’intégration que la diversité. Vérifiez, par exemple, que tout ce qui est indiqué dans le cadre de ce document soit bien traduit pour ne pas faire preuve de discrimination sans le vouloir. Utilisez en outre un même langage et des critères équitables entre les femmes et les hommes. Cette démarche implique, dans le même élan, un excellent plan de communication et d’action pour la promotion de votre référentiel et son incorporation dans l’entreprise. Pour finir, faites en sorte de créer un modèle de référentiel pérenne pour ne pas avoir à en développer un nouveau tous les ans.

Jean-Paul DEMOUSS

Adapté de www.lebusinessjournal.com