Recouvrement: 4 moyens sûrs pour se faire payer par ses clients

Se faire payer est primordial pour le fonctionnement optimal des affaires. Cela permet de générer un bon mouvement de trésorerie et de maintenir d’excellents rapports avec les clients. Cependant, l’affacturage est trop souvent un épineux problème à cause des clients qui règlent en retard et qui mettent les sociétés en difficulté. En tant que manager, pour vous aider à faire face à ces éventuelles difficultés, vous devez apprendre à bien connaitre vos clients.

Pour être payé des clients, il est essentiel d’apprendre à les connaître et de maîtriser les différents produits et services qu’ils se procurent régulièrement. Vous devez donc être au courant de toutes leurs habitudes de consommation ainsi que de leurs antécédents concernant les crédits. Examinez leurs comptes une fois en passant afin de garder le contrôle sur toutes les éventuelles situations et d’éviter que se posent certains problèmes. Classifier vos clients est également un moyen idéal d’éviter les problèmes de paiement qui pourraient se présenter à eux. En outre, une gestion saine des relations entre vous et vos clients est une façon des plus efficaces d’améliorer la connaissance de votre clientèle. Vous pouvez facilement recueillir des informations concernant la santé financière de vos clients (solvabilité, état d’endettement…) en consultant par exemple le registre de commerce et en vous tournant vers les agences fournissant des renseignements commerciaux. Voici des moyens à mettre en œuvre pour se faire sûrement payer par ses clients.

• Établir les factures au plus tôt

Dès que vous vendez un produit à un client ou que vous lui rendez un service, envoyez-lui aussitôt la facture correspondante. Poser cet acte est de la plus haute importance pour alimenter le flux de votre trésorerie. Si vous prenez du temps à envoyer vos factures, vous finirez en fin de compte par endosser sur le long terme les dettes dont vos clients doivent s’acquitter. Dans tous les cas, il est conseillé d’exiger un acompte avant de fournir la prestation ou d’expédier la commande. Prenez grand soin de vos factures qui représentent le lien juridique entre les clients et vous et n’oubliez surtout pas d’y faire figurer les mentions légales ainsi que celles obligatoires (mentions générales, particulières, conditions, modalités de paiement, etc.).

•  Faire une relance avant l’échéance

L’un des secrets pour se prémunir efficacement, contre les divers risques de dépassement des délais de paiement, est de faire à son client une relance à titre préventif, bien avant l’arrivée de la date limite d’acquittement de la facture. Par exemple, lorsque vous émettez une assez grosse facture, il est judicieux de joindre son client à peu près une semaine après pour vérifier que ses comptes sont au vert, dans l’optique du paiement de cette facture. Il s’agit là d’une pratique très simple mais efficace à adopter au sein d’une Pme. Relancer votre client permettra par ailleurs de corriger rapidement les éventuelles erreurs comme l’envoi de la facture à une adresse erronée ou à la mauvaise personne ou encore l’insuffisance de documents fournis au client qui, forcément, auront un impact sur le paiement. Demandez au comptable de votre entreprise de joindre préventivement le service comptable de vos sociétés clientes pour vérifier qu’il n’y a aucun problème qui pourrait retarder le paiement à l’échéance.

• Mettre en place et suivre un protocole de relance

Nous vous recommandons d’instaurer un protocole de relance et de s’y tenir fortement. Le protocole de relance dans le cas de l’affacturage sera une énumération d’actions à mettre en œuvre en cas d’impayés : que faut-il faire si à l’échéance le client ne s’acquitte pas de sa dette ? Que faire sept jours, 30 jours après ? Qui sont les personnes qui se chargeront de réclamer l’acquittement des factures ? Quand est-ce que vous devrez recourir à des prestataires ? Vous pouvez mettre en place une équipe de personnes qui s’occupera des sommes à recouvrer. Veillez à ce que celles-ci consignent, dans un dossier tous les détails des interactions avec les clients, de façon limpide et précise, de même que les bordereaux de réception des documents sans oublier les ventes réalisées électroniquement.

• Faire des rabais aux bons payeurs

Une excellente façon d’encourager les clients à payer à temps est d’offrir des rabais à ceux qui s’acquittent très tôt de leurs factures. Par exemple, vous pouvez accorder une prime d’une valeur équivalente à 2 % du montant total de la facture hors taxes aux clients qui paient leur facture dans un intervalle de 10 jours. Pour éviter que votre chiffre d’affaires ne baisse drastiquement, vous pourriez aussi augmenter de 2 % vos prix avant de mettre à exécution votre programme de gratification. Dans le même ordre d’idées, vous pouvez également imposer des pénalités de retard. Toutefois, si vous décidez de prendre cette option comme solution aux impayés, n’oubliez pas de porter cette information à la connaissance de vos clients en la mentionnant de façon limpide sur les factures.

Jean-Paul DEMOUSS

Adapté de www.lebusinessjournal.com