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En tant que chef d’entreprise, vous devez avoir à l’esprit que les réunions les plus productives sont généralement les plus courtes. D’où la nécessité de raccourcir vos réunions en entreprise. Pour y parvenir, la première des choses à faire est de les préparer avec minutie.
La préparation d’une réunion est très importante dans le processus de réduction de sa durée. Cette préparation se fait aussi bien du côté de l’organisateur que des participants. En tant qu’organisateur, vous devriez à l’avance inviter tous les participants et leur faire part de l’ordre du jour de la réunion. Aussi, tous les documents nécessaires au déroulement de la réunion doivent être envoyés dans un délai assez suffisant pour que les participants puissent en prendre connaissance. De même, le déroulement de la réunion, les prises de paroles des participants ainsi que leurs durées respectives doivent être annoncés. Ceci dans le but de permettre aux participants de se préparer. La préparation des participants consiste, en plus de l’envoi des documents annexes, à prendre connaissance du contexte de la réunion. Les participants doivent également préparer leurs interventions en fonction des objectifs de la réunion et du temps d’intervention qui leur est imparti. Ceci étant dit, voici d’autres dispositions à prendre en vue de réduire, de manière significative, la durée de vos réunions.
- Respectez le timing
La gestion du temps est tout aussi importante que la préparation. A ce niveau, plusieurs précautions doivent être prises en compte. La première est de respecter les horaires fixés (Début et fin de la réunion). Si vous avez par ailleurs prévu une réunion pour une heure donnée, commencez-la à cette heure, même si tous les participants ne sont pas là. Vous verrez qu’au bout de la troisième réunion, plus personne ne sera en retard. Soyez pointilleux sur votre chronogramme. Il est conseillé de mettre une horloge dans votre salle de réunion et d’utiliser au besoin un chronomètre afin de pouvoir être sûr de faire une bonne gestion du temps. Il est également conseillé de commencer votre réunion à une heure inhabituelle. 8h43 par exemple. Les participants seront à l’heure parce qu’ils auront peur d’être en retard, étant donné l’incongruité de l’heure, mais cette dernière laisse à penser que la réunion a une importance particulière. Enfin, si vous finissez votre réunion plus tôt que prévu, passez à autre chose. Le temps est précieux. Il ne sert donc à rien de rallonger une réunion dont l’objectif a déjà été atteint.
- Se concentrer
La distraction joue un rôle majeur dans l’allongement de la durée des réunions. Pour l’éviter, commencez par vous débarrasser de vos téléphones et de vos ordinateurs portables si cela n’est pas du tout nécessaire. Les personnes devant faire des présentations devront être averties que leurs ordinateurs ne seront allumés que le temps de cette présentation. Cette disposition permettra ainsi aux participants de se concentrer sur ce qu’ils ont à faire. Après quoi, pour limiter davantage les distractions lors des réunions, ayez toujours à l’esprit l’ordre du jour et ses objectifs et ne vous en éloignez surtout pas car ses objectifs devront normalement être atteints à l’issue de la réunion.
- Economisez le temps
Une bonne préparation devrait vous permettre de savoir combien de temps nécessite votre réunion. Il est rare de voir des réunions durer une heure ou une heure et demi. Alors commencez à réduire le temps de vos réunions. Essayez donc les réunions de 30 voire 45 min tout au plus..Vous verrez qu’aussi bizarre que cela puisse paraître, ce temps suffira. Il ne sert par conséquent à rien de prévoir de longues réunions, car ne l’oubliez pas, du temps que vous consacrez à vos réunions, dépend la concision des interventions des participants.
Jean-Paul DEMOUSS
Adapté de www.lebusinessjournal.com
