Communication d’entreprises: 4 méthodes originales pour animer vos réunions

A distance comme de manière physique, une réunion ne doit pas être un moment de stress, d’ennui ou de perte de temps mais plutôt une rencontre d’information, d’échange et surtout de prise de décision. En tant que manager, vous vous devez d’opter pour l’innovation à ce niveau tout en misant sur de nouvelles méthodes aussi originales les unes que les autres.

L’une d’entre elles est la méthode TOP. Derrière cet acronyme pour le moins simplet, cette méthode cache en réalité une puissante arme de dynamisation de vos réunions. Par TOP, retenez que le T signifie tout d’abord Thème. En effet, en ce qui concerne cette technique, toute réunion débute toujours par la définition d’une thématique qui n’est autre que son objet. Le définir à l’avance permet ainsi de donner le ton de la réunion. C’est même sur la base de ce thème que sera élaboré l’ordre du jour. La meilleure façon d’interpeler vos collaborateurs sur le thème de la réunion est de le formuler sous forme de question. Ensuite vient le O pour Objectifs. A ce niveau, après le thème, vous devez clairement définir les objectifs poursuivis au travers de la rencontre par rapport à ce thème  ainsi que les solutions auxquelles vous aimeriez aboutir à l’issue de la réunion. Au maximum, mettez-les par écrit en trois points classés par ordre de priorité. Enfin, vient le P pour Plan. Ici, le plan vous permettra de recentrer le débat sur les points les plus importants et de ne pas vous éparpiller tout en perdant de vue l’essentiel. Cependant, il ne faut surtout pas que l’ordre du jour excède trois (3) points. Le but étant de tenir une réunion efficace. Ceci étant dit, voici d’autres techniques qui vous permettront de dynamiser au mieux vos réunions.

• la technique du fractionné

Vous avez beau limiter la liste des points de l’ordre du jour de votre réunion, certains d’entre ces points sont appelés à durer du fait de l’importance des sujets. En tant que manager, si vous êtes conscient d’engager des discussions de ce type, il est préférable d’appliquer la méthode du fractionné. Cette méthode consiste à subdiviser, en séances plus courtes, vos longues réunions. En effet, il est prouvé que le temps de concentration maximal d’une personne est de 25 minutes. Au-delà, il est plutôt difficile de rester concentré, pertinent et efficace. Aussi, est-il préférable de s’en tenir à ce délai. Au lieu donc d’organiser des sessions qui durent 1h30, voire deux heures, optez plutôt pour des séances de 25 minutes.

• la réunion décontractée « World Café »

Technique très en vogue en États-Unis, la réunion « World café » est en faveur de la concertation autour d’une tasse ou d’une machine à café. Tout le but de cette technique d’animation de réunion vise à instaurer un climat d’échange informel tout en favorisant les conversations dans la convivialité. Souhaitez-vous tenir des réunions plus dynamiques ? Adoptez cette technique que vos collaborateurs adoreront à coup sûr. Elle est surtout idéale lorsqu’il s’agit de tenir des réunions de brainstorming. Les réunions d’échanges de bonnes pratiques ou de retour d’expérience s’y adaptent également. Au sujet de cette méthode, il suffit de créer des groupes d’échange sur la thématique de la réunion et des objectifs à atteindre. A chaque groupe, cette technique impose un temps de débat imparti  au bout duquel le rapporteur de chaque groupe fait un compte rendu des débats tenus.

• le Pecha Kucha

Soyez-en sûr ! Vos collaborateurs n’ont ni le temps ni l’envie de passer plus d’une heure à suivre une présentation. Pour plomber le dynamisme d’une réunion, il n’y a pas mieux. Pour éviter ce genre de situation, lorsqu’au cours de la réunion vous devez faire une présentation PowerPoint, appliquez donc la méthode du Pecha Kucha. Dérivée d’un mot japonais, cette expression veut dire « Trêve de bavardage ». Le Pecha kucha vous permet de dynamiser votre temps de prise de paroles en limitant votre présentation à 20 diapositives soumis à une cadence de 20 secondes. Ce qui vous permet de faire une présentation de six (6) minutes et 40 secondes tout au plus. En tant que manager, vous devez à ce niveau être un narrateur hors pair, puisque vous n’avez droit qu’à 60 secondes de temps de prise de parole entre chaque diapositive. Cet impératif vous impose de la concision et du rythme. Soyez donc informatif et convaincant.

• l’IPPDA

Pour rendre votre réunion optimale, vous pouvez utiliser la technique IPPDA : Informations, Problèmes, Propositions, Décisions et Actions. Son but est de vous permettre de faire un suivi des décisions prises au cours de votre réunion. Vous devez savoir que les comptes rendus de réunion ne sont pas que des transcriptions des discussions tenues. Grâce à l’IPPDA, vous pouvez créer un tableau de bord sur la base du compte rendu de réunion afin de concrétiser cette liste de chose à faire.

Jean-Paul DEMOUSS

Adapté de www.lebusinesjournal.com