Gestion d’entreprise: 4 étapes pour établir une stratégie de lean management

Pour booster une entreprise, le lean management est une méthode efficace surtout lorsque cette entreprise n’arrive plus à réaliser des profits. En plus d’atténuer les variations et le gaspillage au niveau de la chaîne logistique de l’entreprise,  ce concept vise à apporter une plus-value à ses clients, sur la base de principes bien définis

Le lean management est un système d’organisation industrielle initié dans les usines japonaises du groupe Toyota (Toyota Production System) au tout début des années 70. Selon une définition mise en avant par le site piloter.org, l’objectif de ce système est d’améliorer au mieux la performance des processus en exploitant les méthodes, les techniques et les pratiques déjà à la disposition des managers de la production industrielle. Le Juste à temps, la qualité à tous les niveaux des processus et la réduction des coûts sont ainsi au programme.  Il s’agit donc d’un système d’organisation plus complexe que ce que pourrait laisser entendre la traduction littérale française, management “maigre”.

Bien avant de se lancer dans une démarche de lean management, il faut tout d’abord faire un bilan de la situation de l’entreprise. Pour un manager, ce bilan lui permettra, à la longue, de mettre en place un plan d’action. Cette évaluation passe avant tout par plusieurs entretiens effectués auprès des employés ainsi que des cadres. Ces entretiens permettront d’identifier tous les problèmes existant au sein de l’entreprise. Procéder de la sorte permettra par ailleurs de repérer les nombreuses opportunités afin d’être plus efficace. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez par exemple, instaurer des ateliers d’écoute d’une durée de 10 à 15 min sur un certain nombre de sujets. A ces ateliers d’écoute, vos collaborateurs pourront profiter de l’occasion pour exprimer leurs points de vue et même proposer des approches de solutions. Durant ces ateliers, vous pourrez également parler des services rendus et des services qui sont attendus, de l’autonomie et de la capacité de tous à décider. Après cette évaluation, voici d’autres étapes à prendre en compte pour l’établissement d’une démarche de lean management en entreprise

1. Éliminer les éléments inutiles après l’évaluation de l’entreprise

De divers ordres,  les déchets ou éléments inutiles / obsolètes doivent être bannis. Il peut s’agir de surstockage, de perte de temps en attente, d’erreurs de fabrication ou simplement de procédés qui se sont révélé(e)s peu efficaces. Mais bien avant, il faudrait identifier ces déchets. Ce qui peut être beaucoup plus difficile que de les éliminer, souvent parce que les responsables des services ne font pas forcément preuve d’objectivité en ce qui concerne l’évaluation qu’ils font de leur travail. Quoiqu’il en soit, il va falloir aussi s’intéresser aux produits de l’entreprise.

• Lancer au plus vite les produits

Bon nombre de chefs d’entreprises ont souvent peur que leurs concurrents copient leurs produits. Ils reportent donc sans cesse la sortie des produits pour procéder à divers ajustements et corrections. Ils préfèrent déjà mettre sur le marché, une version parfaite du produit sans l’éprouver au préalable alors que prendre en compte la mise à l’épreuve de ce produit peut se révéler bénéfique pour effectuer les améliorations nécessaires. Quand on possède une petite entreprise par exemple, on a la réactivité qu’il faut pour très vite corriger les points négatifs sans pour autant faire fuir de nombreux consommateurs. Se lancer au plus tôt permet de recueillir les avis de personnes qui, par la suite, peuvent devenir les meilleurs conseillers du produit.

• Bien documenter les processus en prenant en compte les collaborateurs

L’une des mauvaises pratiques des chefs de Pme est de ne pas suffisamment documenter leur processus, de ne pas les standardiser pour pouvoir effectuer le travail comme il faut et être en mesure de passer le témoin à un successeur quand vient le moment de le faire. Le problème survient lorsqu’il s’agit d’une tâche ponctuelle et qu’il faut constamment rechercher la manière de l’accomplir à nouveau. Ce qui a pour conséquence de troubler le travail et d’entraîner une perte de temps.  Même si vos clients sont pour vous de bons conseils, vos employés sont aussi en mesure de vous aider à améliorer de façon non négligeable vos process, vos produits et/ou vos services. Montrez-leur donc que vous approuvez les prises de risque et incitez-les à partager de nouvelles idées. Il existe différents canaux de communication pour le faire, comme la newsletter interne, le courriel général, l’intranet, une réunion, une conférence, etc. Pour réussir à développer le lean management, indiquez à vos collaborateurs votre sensibilité sur la question afin qu’ils la prennent en considération. Ils seront ainsi les premières personnes à encourager les employés à émettre plusieurs propositions en lien avec leurs activités. Si vous voulez que le système de lean management fonctionne, il vous faudra aussi le doter de moyens financiers comme temporels dans la mesure où vos collaborateurs auront besoin de temps pour faire ressortir l’essentiel des problèmes rencontrés. À la fin, récompensez-les de leur participation soit pécuniairement soit par reconnaissance publique.

• Maintenir le système

L’une des choses les plus importantes que vous devez garder en tête est le maintien du système de lean management et de  son amélioration continue. C’est un énorme encouragement d’obtenir à la suite de l’adoption de cette méthode des résultats non seulement rapides, mais aussi palpables et mesurables. Toutefois, il ne faut pas perdre de vue le fait que pour toujours obtenir de tels résultats, il est essentiel de veiller à ce que les équipes ne se relâchent pas.

 En tout, il faut faire en sorte d’utiliser le lean management de manière constante. Votre culture du lean management doit ainsi être maintenue et sans cesse améliorée pour que vous puissiez pleinement en bénéficier.

Jean-Paul DEMOUSS

Adapté de www.lebusinessjournal.com