Collaboration au travail: 7 puissants outils à expérimenter dans votre entreprise (2ème partie et fin)

Selon une étude de l’Université de Stanford, les entreprises qui font la promotion de la collaboration en milieu du travail sont susceptibles d’être 5 fois plus performantes que celles qui n’en font pas.  Nous vous proposons la suite de notre article sur les sept solutions numériques pour booster le travail d’équipe et la collaboration dans votre entreprise.

• financement collaborative: CoBudget

L’argent est peut-être la chose la plus difficile à discuter, qu’on soit une start-up ou tout autre type d’entreprise. En règle générale, il incombe au responsable principal des finances de rassembler et de valider des informations provenant de diverses sources. Ensuite, il faut travailler sur un tableur ou  une feuille de calcul en appliquant des formules et des macros pour faire des projections.

La budgétisation peut être un processus meilleur et plus collaboratif, cependant. L’outil open source CoBudget transforme la prise de décision budgétaire en une activité participative pour tous les membres d’une startup.

Avantages: il fonctionne comme une application de financement participatif interne qui utilise des ressources partagées. Les membres peuvent proposer des idées de financement, en discuter et les améliorer avant leur approbation. Chaque membre peut ensuite recevoir une partie des fonds issus des ressources partagées et l’allouer aux projets qui soutiennent la mission et les objectifs de la startup.

Inconvénients: cette budgétisation participative n’est pas appropriée pour toutes les équipes. Parfois, diffuser des budgets à tous les membres d’une équipe est un peu trop transparent et collégial.Related: Why Collaboration Is Essential to Entrepreneurship

• Création de contenu: Creativity 365

Chaque entreprise est dans le secteur des médias maintenant. Les clients veulent des entreprises qui racontent une histoire. Et même si la narration n’est pas une priorité absolue pour une entreprise, il est certainement important de se démarquer de la concurrence. Cela signifie produire du contenu – beaucoup de contenus.

Mais trouver du contenu sur une base régulière peut être difficile. Conçu pour produire et agencer les idées générées par l’équipe, Creativity 365 propose un large éventail de solutions de contenu, que vous créiez une vidéo originale ou fassiez des présentations marketing interactives. Il y a tellement d’options et de fonctionnalités que travailler avec cette application suscitera invariablement de nouvelles idées.

Avantages: Facile à utiliser, des tonnes d’options pour déclencher des créatives. Il  prend en charge iPhone, Android et iPad ainsi que les ordinateurs fonctionnant sous Windows et Mac.

Inconvénients: Certains créatifs peuvent hésiter à utiliser une plate-forme qu’ils ne connaissent pas s’ils ont déjà travaillé avec des plates-formes de montage vidéo bien établies.

• Prise de décision externalisée: Loomio

La créativité n’est rien sans action, et l’action est alimentée par une prise de décision efficace. La prise de décision collaborative consiste à trouver la meilleure solution possible – et celles-ci ne vient pas toujours du boss.

Avantages: L’application Loomio démocratise la prise de décision en affichant une discussion avec délibération et conclusion présentées côte à côte. Tout désaccord est visualisé avec un camembert qui ne peut pas être ignoré afin que les problèmes puissent être traités et résolus.

Inconvénients: Bien que cet outil donne à chacun une voix dans les décisions qui les concernent en reconnaissant la valeur et la signification uniques de chaque perspective, il donne également une image claire du moment où vos opinions ou vos idées ne sont pas prises en compte.

•  Rédiger ensemble : Google Docs

Le meilleur outil de collaboration documentaire est sans aucun doute Google Docs. Cette application gratuite facilite la création et le partage de documents en temps réel, qu’il s’agisse de notes, de feuilles de calcul ou de présentations.

Avantages: L’application permet à votre équipe d’accéder aux documents de n’importe où et de contrôler la version du document sur laquelle elle travaille. Les collaborateurs peuvent être ajoutés et supprimés à volonté avec la possibilité pour tous les utilisateurs d’accéder et d’éditer le même document simultanément. Les utilisateurs peuvent également voir qui d’autre travaille sur document et y apporte des modifications.

Inconvénients: Google Docs a des problèmes avec la gestion de documents; il manque un marquage significatif, qui aide à la recherche, et son organisation de fichier est particulièrement faible. Certaines équipes évitent également Google Docs car la propriété des fichiers peut devenir un problème lorsque des membres de l’équipe partent.

•  Connaissance Collective: ProProfs

Que votre startup soit axée sur l’amélioration interne ou le service à la clientèle, il est essentiel de disposer de connaissances exploitables. En tant que plate-forme centralisée rassemblant, organisant et stockant des informations, le logiciel de gestion de connaissances ProProfs rend les informations accessibles à tous.

Avantages: Le logiciel de gestion des connaissances utilise une approche complète de la construction et de la gestion de wikis privés. En quelques clics, tout ce que les membres de votre équipe ont besoin de savoir est disponible. Les organisations peuvent également utiliser ProProfs pour développer des FAQ, des manuels et des bases de connaissances en libre-service pour les clients.

Inconvénients: L’inconvénient de ProProfs est qu’il ne se comporte pas toujours bien avec certains systèmes d’entreprise. Même si cela convient aux équipes internes, vous souhaiterez vérifier son intégration avec vos systèmes d’entreprise existants avant de l’utiliser pour des interactions avec les clients.

Le pouvoir de la collaboration

Pour toute entreprise, qu’il s’agisse d’une start-up ou d’une multinationale, la collaboration est la clé de la croissance durable et de la longévité. Les connexions établies avec les autres, en particulier entre les membres de l’équipe avec une vision partagée, aideront votre entreprise à fonctionner comme les grandes entreprises. Grâce aux outils modernes et à la technologie, la création de ces liens puissants au sein de votre organisation ne dure pas une éternité,  et cela n’exige pas de budget global. Cela devrait être une motivation suffisante pour entrer dans l’esprit d’équipe et commencer l’exploitation de ces outils aujourd’hui.

JT Ripton, Consultant en business et rédacteur freelance

Source : Entrepreneur.com

Traduction : Marius Nouza